І. ЗАСВІДЧЕННЯ ОФІЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ ШЛЯХОМ ПРОСТАВЛЕННЯ ШТАМПА „АПОСТИЛЬ”

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року.

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом „Apostille” (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Даний порядок застосовується у відносинах між Україною та державами-учасницями Конвенції, крім ФРН, яка відповідно до ст.12 Конвенції висловила заперечення проти приєднання України до Конвенції. Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відношеннях лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції, і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.

Конвенція не поширюється:

- на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;

- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права www.hcch.net.

ПОРЯДОК ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ В УКРАЇНІ

Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 р. №237/803/151/5.

Апостиль не проставляється: на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Апостиль також не може бути проставлено:

• на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Оригінали офіційних документів, виданих державними установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 18.01.2003 р. №61, апостиль проставляється:

Міністерством освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки.

До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

Міністерству юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Зокрема, свідоцтва та довідки, видані органами РАЦС, документи, видані або засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

Міністерству закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

ІНФОРМАЦІЯ

ЩОДО ПОРЯДКУ ПРИЙОМУ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ

МІНІСТЕРСТВОМ ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ.

Відділ апостиля та витребування Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:

• довідки, видані архівними установами України;
• довідки про стан здоров'я (за умови їх посвідчення гербовою печаткою обласного управління охорони здоров'я та Міністерства охорони здоров’я);
• довідки, видані органами МВС України;
• інші офіційні документи.

 Для проставлення апостиля необхідно подати:

• паспорт заявника;
• оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
• документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред'явлення його оригіналу).

Згідно з Наказом МЗС "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" N253 від 22.12.2003 р., зареєстрованого Міністерством юстиції України за N1211/8532 від 24.12.2003 р., плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для:

• громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня);
• юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гривень).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Документи приймаються щоденно (крім суботи, неділі та святкових днів)

• прийом документів – 9.00-12.00
• видача засвідчених документів – 16.00-17.00 (в п’ятницю – 16.00-16.30)

Термін розгляду документів для проставлення апостиля – до 5 робочих днів.

Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.

ДОВІДКОВУ ІНФОРМАЦІЮ З ПИТАНЬ ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ МОЖНА ОТРИМАТИ:

у Міністерстві закордонних справ України:

за адресою: 01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2

за телефоном: (044) 238-16-69

а також на веб-сайті: http://www.mfa.gov.ua/

E-mail: cons_vld@mfa.gov.ua, cons_sld@mfa.gov.ua

у Міністерстві юстиції України:

за адресою: 01025, м. Київ, пров. Рильський, 10

за телефоном: (044) 271-16-01, (044) 271-16-18

на веб-сайті: http://www.minjust.gov.ua/

у Міністерстві освіти і науки України:

за адресою: 01135, м.Київ, просп. Перемоги, 10 (зупинка тролейбусів No.5, No.8, No.17 "Повітрофлотський шляхопровід")

за телефоном: (044) 486-24-38; (044) 486-71-92

на веб-сайті: http://www.mon.gov.ua/

Перелік держав-учасниць Гаазької Конвенції, що скасовує

вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (апостиль)

(станом на 10.02.2009 року)

ІІ. ЗАСВІДЧЕННЯ ОФІЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ В ПОРЯДКУ КОНСУЛЬСЬКОЇ ЛЕГАЛІЗАЦІЇ

Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положень Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України N127/94, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України No113 від 04.06.2002 р. здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном.

Департамент консульської служби легалізує наступні документи:

• оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами реєстрації актів цивільного стану, засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції для міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним РАЦС м.Києва;
• оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у міністерстві,  яке курує відповідний навчальний заклад;
• документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.

Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.

Департамент консульської служби не легалізує документи, складені на території іноземних держав. Такі документи повинні бути легалізовані в консульській установі України в державі походження документів. У разі відсутності в країні походження документів консульської установи України, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом консульської служби МЗС України за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

·         фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення консульської легалізації. В разі необхідності здати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів;

·         юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію, мета, з якою вони легалізуються, відомості про особу, яка уповноважена представляти інтереси з питань засвідчення документів.

За легалізацію документів справляється консульський збір, який сплачується після здачі документів на легалізацію безпосередньо у філії Ощадного банку в будинку МЗС України:

• документи фізичних осіб – 17 гривень;
• документи юридичних осіб та організацій, що стосуються їх діяльності – 85 гривень.

За оформлення документів у терміновому порядку стягується подвійний тариф консульського збору.

Відділ апостилю та витребування Департаменту консульської служби працює всі робочі дні:

• прийом документів – 9.00-12.00;
• видача легалізованих документів – 16.00-17.00 (в п’ятницю – 16.00-16.30);
• адреса ДКС МЗС: 01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2;
• телефон для довідок з питань легалізації: (044) 238-16-69;
• факс: (044) 238-16-69; (044) 253-94-93

Консультацію щодо легалізації можна отримати від працівників ДКС МЗС у віконцях N1, N2.

Документи, які підлягають засвідченню штампом „Апостиль” та засвідченню в порядку консульської легалізації, можуть бути також подані до Представництв МЗС України в містах Донецьку, Львові, Одесі, Сімферополі та Ужгороді.

Правила консульської легалізації в консульських установах іноземних держав в Україні можна отримати в цих консульствах.